Автор: Алексей Кубрак, сертифицированный бизнес-тренер, фасилитатор.
Что такое фасилитация? Слово «фасилитация» происходит от латинского слова «facil», что означает «лёгкий». С английского языка слово «facilitate» переводится как «помогать, облегчать, содействовать».
Фасилитация - это профессиональная организация процесса групповой работы, направленная на прояснение и достижение группой поставленных целей.
Фасилитация - это и определённый особенный подход к организации групповых дискуссий (система правил, принципов), и технология (набор конкретных методов, техник, инструментов).
Фасилитационный подход к обсуждению и принятию решений группой людей реализуется через ряд принципов. Главный принцип - доверие группе и использование её потенциала. Группа сама способна решить обсуждаемый вопрос. Ей нужно только в этом помочь. Функцию помощника выполняет фасилитатор. Его задача, оставаясь нейтральным к теме, содержанию, принимаемым решениям, к участникам группы, создать условия и организовать процесс так, чтобы групповое взаимодействие было эффективным. И эта нейтральность - ещё один важный принцип фасилитационного подхода.
Как технология, фасилитация обладает различным арсеналом средств и методов. Среди них - групповой метод принятия решений. Всё, что делается на встрече - делается группой: анализ проблемы, генерация вариантов решений, обсуждение и оценка идей, выбор лучшего варианта решения и т.д. - всё это участники группы делают совместно.
В процессе подобных дискуссий, чтобы облегчить взаимопонимание, широко используется метод визуализации. Наглядность присутствует на каждом этапе групповой работы: для общего обозрения записывается вопрос, который предстоит обсудить группе; все идеи и мысли фиксируются на бумаге и наглядно представляются остальным участникам; визуализируются оценки идей, различные рейтинги и результаты голосования; для составления планов работ и «дорожных карт» используются таблицы, графики, рисунки. Все это используется таким образом, чтобы видеть могли все участники обсуждения.
«Самой солью» фасилитации являются техники организации группового взаимодействия. Некоторые из них знакомы широкой публике, такие как, «мозговой штурм», «фиксирование идей на листе флип-чарта». Большая часть известна профессиональным фасилитаторам, изучается на специальных курсах, описаны в соответствующей литературе. Например, «Идея-Лог», «World-cafe», «Стекинг», «Сбор идей с помощью карт», «Голосование метками» и другие. Для всей этой работы фасилитаторы используют различные инструменты: разнообразные фасилитационные карты, доски, шаблоны, таблички, метки для голосования и пр.
Все эти техники, инструменты, методы направлены на главную цель фасилитации - облегчить взаимодействие и взаимопонимание, повысить осознанность и включённость в обсуждение.
Зачем нужна фасилитация?
Как следует из определения, фасилитация нужна для того, чтобы облегчить работу группы людей над каким-либо вопросом. Но зачем облегчать? Действительно ли в этом есть необходимость?
Да, действительно, в ряде случаев группе нужна помощь, чтобы договориться и принять решение. Дело в том, что естественный ход групповой дискуссии, например во время совещания, может испытывать ряд коммуникативных трудностей:
- кто-то много говорит, не может сам остановиться, и тем самым отвлекает внимание группы на себя и не даёт выступить другим;
- кто-то говорит мало или не высказывается вообще (по разным причинам: боится высказать мысли противоречащие лидеру, стесняется высказывать неординарные идеи, или ему не дают сказать «говоруны», а природная воспитанность и культура не позволят перебивать);
- люди не слушают и не воспринимают высказывание коллег, так как в это время заняты формулированием своего выступления;
- участники перебивают друг друга;
- участники критикуют друг друга, при этом резкие оценочные замечания «убивают» креативность и желание высказываться;
- люди с противоположными мнениями не стремятся понять другую точку зрения, грязнут в споре, иногда эти споры осложняются «переходом на личности»;
- в ходе дискуссии могут затрагиваться темы, не относящиеся к обсуждаемому вопросу, в результате чего дискуссия «размывается», затягивается, «уходит в сторону»;
- иногда уточняющие вопросы воспринимаются выступающим как критика и несогласие, что может повысить градус напряжения в группе;
- руководители, лидеры мнений, опытные, авторитетные, давно работающие сотрудники могут оказывать неосознанное влияние на искренность, спонтанность и лёгкость высказываний;
- члены группы с отличающийся позицией, находясь в меньшинстве, могут избегать выступлений;
- быстрые и активные участники дискуссии, предложив решение проблемы (естественно, самое правильное, по их мнению), ожидают от всех остальных принятия и присоединения к этому решению и др.
Все эти «барьеры» группового обсуждения и решения проблем можно преодолеть, используя специальные фасилитационные техники и приёмы.
Например, включить в дискуссию «молчунов» и узнать их точку зрения позволяет техника «Сбор идей с помощью карт», когда каждый участник пишет свои идеи на модерационных картах. Затем все карты собираются фасилитатором и выносятся на общее обсуждение.
Техника «Стекинг» задаёт очерёдность выступлений участников дискуссии (кто-то будет выступать первым, кто-то вторым и т.д.). Это позволяет человеку фокусироваться на выступлении коллег, а не на «выискивании» паузы, чтобы самому вступить в дискуссию.
Когда нужна фасилитация?
Тогда, когда какой-либо вопрос обсуждает и решает группа людей.
Когда нужно привлекать группу людей, коллег, подчиненных к разработке решений? Тогда, когда для решения данного вопроса экспертных знаний одного человека недостаточно, когда дефицит информации и неопределённость, когда решение неочевидно, когда требуются креативные и нестандартные решения, когда необходимо учитывать мнения разных людей и групп.
К таким вопросам относятся:
- формулирование видения, миссии и ценностей компании;
- разработка стратегии развития компании;
- разработка и согласование различных планов;
- улучшение процессов в компании;
- решение производственных проблем;
- подведение итогов за отчетный период;
- разработка нового продукта;
- внедрение изменений и др.
Понятно, что все эти вопросы не имеют очевидного ответа. А решение проблем или разработка стратегии развития компании - сложная задача для одного человека. Во всех этих случаях к работе потребуется привлекать группу коллег. В свою очередь, для эффективной работы группы необходимо использовать фасилитационные приёмы и техники.